Průběh řízení
Správní řízení se dělí do několika navazujících fází, které na sebe logicky i časově navazují. Správní řízení začíná zahájením řízení. Po zahájení řízení se opatřují podklady pro vydání rozhodnutí (součástí této fáze může být zejména dokazování), poté správní orgán zhodnotí shromážděné podklady a na základě nich vydá rozhodnutí. Rozhodnutí pak písemně vyhotoví či ústně vyhlásí. Poté je oznámí účastníkům – v případě písemného vyhotovení je doručí účastníkům, v druhém případě je ústní vyhlášení vlastně současně oznámením rozhodnutí. Tím řízení zásadně končí, avšak účastník řízení má poté ještě možnost domáhat se v opravném řízení změny či zrušení rozhodnutí (nejčastěji na základě odvolání proti rozhodnutí).
Zahájení řízení
Správní řád rozlišuje řízení zahájené na základě žádosti účastníka a řízení zahájené z moci úřední.
Řízení o žádosti se zahajuje na základě písemné či ústní žádosti účastníka a je zahájeno dnem, kdy se žádost dostane do sféry adresáta – správního orgánu, tzn. v případě písemné žádosti dnem doručení, v případě ústní žádosti okamžikem jejího vyslovení, resp. sepsáním protokolu o žádosti správním orgánem.
Žádost musí mít zejména základní náležitosti jako každé podání – z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje (ze žádosti musí být patrné, co žadatel žádá či čeho se domáhá). Fyzická osoba dále uvede v podání jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování. V podání souvisejícím s její podnikatelskou činností uvede fyzická osoba jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo a adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování. Právnická osoba uvede v podání svůj název nebo obchodní jméno, identifikační číslo nebo obdobný údaj a adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování. Každé podání musí obsahovat označení správního orgánu, jemuž je určeno (případně další náležitosti, které stanoví zákon u jednotlivých druhů podání) a podpis osoby, která je činí.
V případě, že ústní žádost obsahuje vady, je postup jasný – správní orgán při sepisování protokolu pomůže s odstraněním vad žádosti. V případě písemné žádosti může správní orgán odstranit vady rovněž na místě (pokud žádost podává účastník osobně), případně účastníka písemně vyzve, aby vady ve lhůtě odstranil. Je-li žádost nepřípustná, vydá správní orgán usnesení o zastavení nepřípustné žádosti. Důležité je, že správní orgán je povinen přijímat jakékoliv žádosti, podněty či jiná podání. Správní orgán nesmí odmítnout přijmout podání např. s odůvodněním, že takové podání není možné nebo že by ho stejně zamítl. Pokud by k tomu došlo při podání ústním či podání písemném osobně na místě, je potřeba vždy trvat na přijetí podání a pokud správní orgán (resp. úředník) stále odmítá podání přijmout, je třeba podání poslat správnímu orgánu doporučeně poštou. Dále v takovém případě připadá v úvahu podání podnětu nadřízenému orgánu k tzv. opatření proti nečinnosti dle § 80 zákona č. 500/2004 Sb., případně stížnost dle § 175 zákona č. 500/2004 Sb. (viz dále).
Řízení z moci úřední je zahájeno dnem, kdy je zahájení oznámeno účastníku řízení. Je několik způsobů, jak může dojít k zahájení řízení z moci úřední. Jednak může správní orgán zahájit řízení na základě vlastního podnětu – např. poznatku získaného při kontrole či na základě usnesení jiného orgánu o postoupení věci anebo na základě cizího podnětu – podnět k zahájení řízení z moci úřední může podat kdokoliv, a pokud o to požádá, má právo na to, aby mu správní orgán do 30 dnů sdělil, jak s podnětem naložil (zda zahájil řízení, podnět postoupil jinému orgánu či neshledal důvody k zahájení řízení). Správní orgán rovněž může toho, kdo podnět podal, vyzvat k doplnění podnětu či jej předvolat.
Ještě před zahájením řízení může výjimečně správní orgán věc usnesením odložit, a to pokud vůči němu učiněný úkon zjevně není žádostí nebo nelze zjistit, kdo jej učinil (anonymní podání) anebo pokud bylo učiněno podání, k jehož vyřízení není příslušný žádný správní orgán (např. podání občanskoprávní žaloby správnímu orgánu). Usnesení o odložení věci je třeba vždy oznámit tomu, kdo podání podal, jakož i osobám, jichž se týká.
ŘÍZENÍ O ŽÁDOSTI (ust. § 44 a násl. zákona č. 500/2004 Sb.) – zahájeno dnem, kdy žádost došla příslušnému správnímu orgánu
1) písemná žádost > záznam o odstranění vad žádosti na místě > výzva k odstranění vad podání > usnesení o zastavení nepřípustné žádosti
2) ústní žádost > protokol o ústní žádosti
ŘÍZENÍ Z MOCI ÚŘEDNÍ (ust. § 46 a násl. zákona č. 500/2004 Sb.) – zahájeno dnem, kdy bylo účastníku řízení zahájení oznámeno (tedy doručením písemného oznámení či ústním prohlášením)
1) podnět
a) vlastní – z kontrolní činnosti > protokol z kontroly či postoupení poznatků – jiný > záznam o zjištěných skutečnostech či cizí usnesení o postoupení věci
b) cizí > předvolání > výzva k doplnění
2) zahájení > oznámení o zahájení řízení > usnesení o ustanovení opatrovníka účastníkovi neznámého pobytu (veřejná vyhláška)
Vedení řízení
Jednotlivé úkony v řízení se činí písemně, pokud zákon nestanoví jinak nebo pokud to nevylučuje povaha věci. Jednotlivé sdělení v průběhu řízení lze vůči přítomnému účastníku řízení učinit ústně, pokud ten na písemné formě netrvá. Obsah úkonů prováděných jinou než písemnou formou se poznamená do spisu, nestanoví-li zákon jinak.
V řízení se jedná a písemnosti se vyhotovují v českém jazyce. Účastníci řízení mohou jednat a písemnosti mohou být předkládány i v jazyce slovenském. Písemnosti vyhotovené v cizím jazyce musí účastník řízení předložit v originálním znění a současně v úředně ověřeném překladu do jazyka českého.
Každý, kdo prohlásí, že neovládá jazyk, jímž se vede jednání, má právo na tlumočníka zapsaného v seznamu tlumočníků, kterého si obstará na své náklady. Občan České republiky příslušející k národnostní menšině, která tradičně a dlouhodobě žije na území České republiky (podle zákona č. 273/2001 Sb., o právech příslušníků národnostních menšin) má před správním orgánem právo činit podání a jednat v jazyce své národnostní menšiny. Nemá-li správní orgán úřední osobu znalou jazyka národnostní menšiny, obstará si tento občan tlumočníka zapsaného v seznamu tlumočníků. Náklady tlumočení a náklady na pořízení překladu v tomto případě nese správní orgán.
Osobám neslyšícím správní orgán ustanoví tlumočníka znakové řeči, neslyšící osobě, která neovládá znakovou řeč, ustanoví prostředníka, který je schopen se s ní dorozumět, stejně tak osobě hluchoslepé.
Spis
V každé věci se zakládá spis. Účastníci a jejich zástupci mají právo nahlížet do spisu, a to i v případě, že je rozhodnutí ve věci již v právní moci. Jiným osobám správní orgán umožní nahlédnout do spisu, prokáží-li právní zájem nebo jiný vážný důvod a nebude-li tím porušeno právo některého z účastníků, popřípadě dalších dotčených osob anebo veřejný zájem. S právem nahlížet do spisu je spojeno právo činit si výpisy a právo na to, aby správní orgán pořídil kopie spisu nebo jeho části. Kopie na kopírce ovšem orgán pořizuje za úhradu ve výši 15,- Kč za první stranu a 5,- Kč za každou další stranu.
O ústním jednání a o ústním podání, výslechu svědka, výslechu znalce, provedení důkazu listinou a ohledání, pokud jsou prováděny mimo ústní jednání, jakož i o jiných úkonech souvisejících s řízením v dané věci, při nichž dochází ke styku s účastníky řízení, se sepisuje protokol. Kromě protokolu lze též pořídit obrazový nebo zvukový záznam.
Protokol podepisuje oprávněná úřední osoba, popřípadě osoba, která byla pověřena sepsáním protokolu, a dále všechny osoby, které se jednání nebo provedení úkonu zúčastnily.
Forma jednání
Správní řízení je zásadně písemné. Ústní jednání správní orgán nařídí v případech, kdy to ukládá zákon, a dále tehdy, jestliže je to nezbytné ke splnění účelu řízení a uplatnění práv účastníků. V takovém případě by správní orgán měl (nehrozí-li nebezpečí z prodlení) o termínu ústního jednání vyrozumět účastníky alespoň 5 dnů předem.
Ústní jednání je zásadně neveřejné. Veřejné je pouze stanoví-li tak zákon nebo správní orgán. Účastník řízení má právo navrhnout, aby jednání bylo veřejné – v takovém případě správní orgán rozhodne usnesením, zda se návrhu vyhovuje či nikoliv. Návrh může zamítnout, pouze pokud by veřejným jednáním mohla být způsobena újma ostatním účastníkům. V případě účasti jiné osoby na ústním jednání než účastníka (doprovod, asistent apod.), je lepší, aby doprovázející měl od účastníka plnou moc se jednání účastnit, buď v písemné formě, nebo aby takové osobě účastník udělil plnou moc přímo do protokolu (ústně, správní orgán ji zaznamená do protokolu z jednání).