Jak je již uvedeno výše, řízení je ve sporném civilním řízení zahájeno podáním žaloby nebo jiného návrhu. V případě, kdy soud ověří, že je žaloba v pořádku, tj. nechybí v ní žádné náležitosti a není třeba žalobce vyzývat k odstranění nedostatků, pošle soud obvykle její stejnopis žalovanému (žalovaným) například s výzvou k vyjádření a nařídí ústní jednání (to platí obdobně i u jiného návrhu). Jinak je to např. v případě zkráceného řízení o vydání platebního rozkazu.
Od počátku soud potřebuje doručovat účastníkům řízení různé písemnosti – podání jiných účastníků, výzvy k vyjádření, předvolání na jednání – a na konci řízení i vlastní rozhodnutí ve věci. Pokud rozhodne soud například ve zkráceném řízení platebním rozkazem tj. bez nařízení jednání, doručuje žalobci i žalovanému rovnou i platební rozkaz. Občanský soudní řád stanoví pravidla pro doručování písemností tak, aby nedošlo k neúčelnému protahování řízení a aby se nikdo nemohl vyhýbat doručení zásilky od soudu. I když se o zásilce nedozvíte nebo si ji nepřevezmete nebo nevyzvednete, soud bude mít ve většině případů zásilku za doručenou (tzv. fikce doručení) a bude v řízení pokračovat. Každý má určenou nebo stanovenou adresu pro doručování.
Není tedy pravdou, jak se mnoho lidí domnívá, že pokud si nepřevezmete zásilku od soudu, nemusíte se ničeho obávat – naopak opakovaným nepřebíráním zásilek a nereagováním na písemnosti od soudu může dojít k situaci, že zjistíte až příliš pozdě, že je na vás nařízena exekuce a ve fázi exekuce již není možné se bránit. Jak již bylo uvedeno, veškerá obrana proti žalobě musí být soustředěna do prvního jednání soudu nebo ještě dříve podle pokynů a poučení soudu.
Písemnosti soudu (rozhodnutí, předvolání apod.) se doručují takto:
1. jakým způsobem
a) přímo při soudním úkonu – tedy při jednání soudu, při nahlížení do spisu apod.
b) do datových schránek – tedy elektronicky (e-mailem) a to těm, kteří datové schránky mají nebo musejí mít.
c) prostřednictvím doručujícího orgánu, což jsou například provozovatelé poštovních služeb, soudní vykonavatelé, exekutoři (v této roli fungují exekutoři pouze jako doručovatelé, nikoliv jako exekutoři vykonávající rozhodnutí, je to prostě jiný druh jejich práce); takto nelze doručovat prostřednictvím Policie ČR ani Městské policie.
d) prostřednictvím účastníka řízení či jeho zástupce – písemnost se předá zástupci s jeho souhlasem a ten ji doručí.
2. na jakou adresu
Pokud není doručeno při úkonu nebo do datové schránky, doručuje se:
a) na adresu, kterou účastník sám sdělí soudu (adresa pro doručování)
b) nelze-li podle výše uvedeného, pak se doručuje na adresu pro doručování určenou takto:
– fyzické osobě na adresu evidovanou v informačním systému evidence obyvatel, na kterou jí mají být doručovány písemnosti; není-li taková adresa evidována, tak na adresu místa trvalého pobytu vedenou v evidenci obyvatel,
– podnikající fyzické osobě na adresu sídla nebo adresu zástupce pro doručování uvedenou ve smlouvě, ve sporu z této smlouvy; má-li podnik fyzické osoby obchodní závod, i na adresu sídla obchodního závodu,
– fyzické osobě ve výkonu trestu odnětí svobody nebo ve vazbě na adresu věznice, v níž vykonává trest nebo vazbu,
– fyzické osobě v zařízení pro výkon ochranného opatření zabezpečovací detence, ústavní nebo ochranné výchovy na adresu tohoto zařízení,
– právnické osobě na adresu sídla zapsanou v příslušném rejstříku nebo na adresu zástupce pro doručování uvedenou ve smlouvě, ve sporu z této smlouvy; má-li právnická osoba organizační složku, i na adresu sídla organizační složky, atd.
Postup při doručování je následující:
1) písemnosti určené do vlastních rukou
Nezastihl-li doručující orgán adresáta písemnosti, písemnost uloží a adresátu zanechá vhodným způsobem písemnou výzvu, aby si písemnost vyzvedl. Nelze-li zanechat výzvu v místě doručování, vrátí doručující orgán písemnost odesílajícímu soudu a uvede, ve který den nebyl adresát zastižen. Odesílající soud v takovém případě vyvěsí na úřední desce výzvu k vyzvednutí písemnosti u soudu. Písemnost se tedy ukládá
a) v provozovně provozovatele poštovních služeb, jestliže se písemnost doručuje jeho prostřednictvím, nebo
b) u soudu, jemuž byla písemnost vrácena z důvodu nemožnosti zanechat výzvu, nebo
c) v ostatních případech u okresního soudu, v jehož obvodu je místo doručení.
Náhradní doručení Nevyzvedne-li si adresát písemnost ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byla připravena k vyzvednutí, považuje se písemnost posledním dnem této lhůty za doručenou, i když se adresát o uložení nedozvěděl. Doručující orgán po marném uplynutí této lhůty vhodí písemnost do domovní nebo jiné adresátem užívané schránky, ledaže soud vyloučí vhození písemnosti do schránky. Není-li takové schránky, písemnost se vrátí odesílajícímu soudu a vyvěsí se o tom sdělení na úřední desce soudu. I když si adresát vzápětí zásilku vyzvedne, platí, že byla doručena již uplynutím toho 10. dne.
U písemností, u nichž stanoví zákon (typicky např. platební rozkaz), nebo u nichž to nařídil předseda senátu, že je vyloučeno tzv. náhradní doručení podle předchozího odstavce (náhradní doručení = doručení na základě fikce, musí být písemnost (např. platební rozkaz) žalovanému fakticky doručen – neuplatní se náhradní doručení pomocí tzv. fikce. Doručující orgán v takovém případě vrátí písemnost odesílajícímu soudu po marném uplynutí lhůty 10 dnů ode dne, kdy byla připravena k vyzvednutí.
2) jiné písemnosti (v zásadě nikoliv do vlastních rukou, na obálce soudu je však označení „do vlastních rukou-neukládat“)
Nezastihl-li doručující orgán adresáta písemnosti, vhodí písemnost do domovní nebo jiné adresátem užívané schránky; písemnost se považuje za doručenou vhozením do schránky, datum vhození vyznačí doručující orgán na doručence a na písemnosti.
Nelze-li doručit podle předchozí věty, doručující orgán písemnost vrátí odesílajícímu soudu a v místě doručení o této skutečnosti zanechá písemné oznámení. Odesílající soud doručí písemnost vyvěšením na úřední desce soudu; písemnost se považuje za doručenou desátým dnem po vyvěšení. Stejně se postupuje, nelze-li v místě doručení zanechat oznámení.
Odepře-li adresát nebo příjemce písemnosti písemnost přijmout, považuje se taková písemnost za doručenou dnem, kdy bylo přijetí písemnosti odepřeno.
Doručení na základě fikce má přednost před případným následným (pozdějším) faktickým převzetím zásilky.
Neúčinnost doručení
Na návrh účastníka rozhodne odesílající soud, že doručení je neúčinné, pokud se účastník nebo jeho zástupce nemohl z omluvitelného důvodu s písemností seznámit. Návrh je třeba podat do 15 dnů ode dne, kdy se s doručovanou písemností seznámil nebo mohl seznámit. V návrhu musí být vedle obecných náležitostí uveden den, kdy se účastník s doručovanou písemností seznámil nebo mohl seznámit, a označení důkazů, jimiž má být včasnost a důvodnost návrhu prokázána.
Omluvitelným důvodem podle nemůže být skutečnost, že se fyzická osoba na adrese pro doručování trvale nezdržuje, ani skutečnost, že v případě podnikající fyzické osoby a právnické osoby se na adrese pro doručování nikdo nezdržuje (co je adresou pro doručování viz výše). Omluvitelným důvodem ale naopak může být, že se člověk na adrese pro doručování z vážného důvodu nezdržoval dočasně – např. pobyt v nemocnici, také dovolená zaměstnance na zotavenou. Pokud budeme navrhovat soudu, aby rozhodl, že doručení písemnosti je neúčinné, nesmíme zapomenout na případný další úkon související s obsahem soudní písemnosti – například odvolání proti rozhodnutí. Platí, že písemnost je doručena až dnem právní moci rozhodnutí o neúčinnosti doručení.
V občanském soudním řádu však zůstává i možnost žádat o prominutí zmeškání lhůty, kdy platí, že s žádostí o prominutí činíme rovnou i úkon, k němuž byla zmeškána lhůta tj. například podáváme hned odvolání. Není úplně jasný vztah mezi těmito dvěma úpravami, ale nejspíše prominutí zmeškání lhůty bude připadat v úvahu při náhlé příčině zmeškání vzniklé až po řádném doručení písemnosti – viz i zde.
Fyzickým osobám se bude tedy v zásadě doručovat na adresu jejich trvalého pobytu a pokud si tam nebudou přebírat poštu, bylo by vhodné oznámit soudu (alespoň tomu, v jehož obvodu mají trvalý pobyt), že se zdržují jinde a sdělit mu adresu, kam jim má soud doručovat. Jestliže tak neučiní, vystavují se riziku, že např. rozsudky a předvolání se budou považovat za doručené, i když se adresát o tom nedozví. Jak je již uvedeno výše, obranou nemůže být, že se člověk v místě trvalého pobytu, trvale nezdržuje. Účastníci pak takový spor prohrají a nebude proti tomu reálná možnost obrany.
Tato situace nastane i u osob, které nemají v domě bezpečné poštovní schránky. Oznámení o zásilce nebo vhozená zásilka se pak lehko ztratí nebo soud může takovému účastníku doručovat prostřednictvím zveřejnění na úřední desce soudu. V takovém případě lze doporučit sdělení bezpečné adresy u bezpečných příbuzných nebo jinde.
V případě, že fyzická osoba má trvalý pobyt na adrese ohlašovny (tzv. na městském nebo obvodním úřadu), zatím existují dva názory – buď tam soud takto doručovat nemůže (soud ví, že tam osoba nemůže bydlet) a ustanoví jí opatrovníka, ale spíš se soudy asi přikloní k variantě, že je to problém účastníka řízení a budou mu doručovat vyvěšením na úřední desce soudu. Je tedy vhodné, aby v případě, že se nezdržujete na adrese trvalého pobytu, jste sami aktivně sdělili soudu jinou (bezpečnou) adresu pro doručování.
V případě již běžícího soudního řízení má účastník povinnost oznámit jakékoliv změny podstatné pro doručování (přestěhování se, žádost o doručování na jinou adresu apod.)