K podmínkám nařízení pracovní cesty zaměstnanci viz kapitola Pracovní cesta.
Cestovní výdaje se zaměstnanci hradí při:
- pracovní cestě (= cesta mimo sjednané místo výkonu práce)
- cestě mimo pravidelné pracoviště,
- mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení,
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- výkonu práce v zahraničí.
Pravidelným pracovištěm je pravidelné pracoviště sjednané v pracovní smlouvě, které nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. Pokud v pracovní smlouvě není sjednáno pravidelné pracoviště, příp. takové ujednání je neplatné zejm. proto že je sjednáno šířeji než jedna obec, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.
Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.
Zaměstnanci přísluší při pracovní cestě a cestě mimo pravidelné pracoviště náhrada:
- jízdních výdajů (§ 157 – 160 zákona č. 262/2006 Sb.),
- jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny (§ 161, zákona č. 262/2006 Sb.),
- výdajů za ubytování (§ 162, zákona č. 262/2006 Sb.),
- zvýšených stravovacích výdajů (dále jen „stravné“) (§ 163 zákona č. 262/2006 Sb.),
- nutných vedlejších výdajů (§ 164, zákona č. 262/2006 Sb.).
Některé zvláštnosti stanoví zákoník práce pro náhradu při přeložení (§ 165, zákona č. 262/2006 Sb.), pro náhradu při zahraniční pracovní cestě (§ 166-171 zákona č. 262/2006 Sb.), pro náhradu při výkonu práce v zahraničí (§ 172, zákona č. 262/2006 Sb.)