Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně, totéž platí o její změně. Každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení pracovní smlouvy.
Pracovní smlouva musí obsahovat podstatné náležitosti, které jsou tři, a to:
- druh práce,
- místo výkonu práce,
- den nástupu do práce.
Pokud některá z náležitostí chybí nebo je sjednána neplatně, způsobí to neplatnost celé smlouvy! Změna některé z podstatných náležitostí znamená změnu pracovního poměru; bez souhlasu zaměstnance ji lze provést jen výjimečně.
A) Druh práce
Druh práce musí jasně a konkrétně vymezovat práci, kterou zaměstnanec vykonává, např. jako „asistentka ředitele“ nebo „pomocné práce v kuchyni“. Druhů práce může být uvedeno více najednou a mohou být více i méně detailně popsané. Neplatné by však bylo ustanovení příliš široké (např. „práce všeho druhu“). Druh práce, který by u některého zaměstnavatele byl dostatečně určitý (např. „dělník“ ve firmě o pěti zaměstnancích, zabývající se výkopovými pracemi) může být u jiného zaměstnavatele s ohledem na povahu jeho podniku neurčitý (např. „dělník“ ve firmě o několika tisících zaměstnanců, zabývajících se nejrůznějšími druhy činností ve stavebnictví). Druh práce nesmí být ani v rozporu se zákonem a dobrými mravy; předmětem pracovní smlouvy tak nemůže být např. ani výkon práce kapesního zloděje.
B) Místo výkonu práce
Místo výkonu práce by mělo být stanoveno dostatečně určitě, nemusí se však vztahovat na zcela konkrétní místo (např. „provozovna v Bělohorské 23, Praha 6 – Břevnov“). Může jít o město, kraj, příp. i celou Českou republiku.
Při sjednávání místa výkonu práce je třeba si uvědomit, že jeho případná změna je možná jen se souhlasem obou stran. Velmi konkrétní určení tak hraje ve prospěch zaměstnance, kterého nebude možné bez jeho souhlasu převést např. na jinou provozovnu. Je-li naopak místem práce např. Praha, nemůže se zaměstnanec bránit proti zaměstnavatelovu rozhodnutí, kterým ho např. z provozovny na Ruzyni převede do provozovny na Opatově.
Místo výkonu práce má význam také v souvislosti s pracovními cestami, neboť ty jsou definovány právě jako výkon práce mimo místo výkonu práce. Pokud smlouva nestanoví pravidelné pracoviště pro účely výpočtu výše cestovních náhrad, je takovým pravidelným pracovištěm právě místo výkonu práce (pokud by však bylo sjednáno šířeji než jedna obec, je pravidelným pracovištěm obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce).
C) Den nástupu do práce
Jako den nástupu do práce bývá zpravidla sjednán konkrétní pracovní den, kdy se zaměstnanec na pracovišti objeví poprvé. U tohoto bodu mohou v praxi nastat problémy zejména tehdy, když bude v pracovní smlouvě sjednán chybně (např. 31. dubna). V takovém případě záleží na tom, jaká byla vůle stran při uzavírání pracovní smlouvy. Pokud mezi stranami nebude sporu o tom, jak takové ustanovení chápat (např. nástup do práce v poslední dubnový den), mohlo by toto ujednání obstát. Kdyby se však zaměstnavatel se zaměstnancem dostali do sporu, mohlo by být považováno za neurčité a proto neplatné.
Den nástupu do práce je konečně možné stanovit nejen konkrétním dnem, nýbrž i jiným dostatečně určitým způsobem (např. „zaměstnanec nastoupí 3. den poté, co bude ukončen jeho stávající pracovní poměr“).
V pracovní smlouvě může být vedle toho sjednána řada dalších položek, zejm.:
- výše mzdy
- zkušební doba
- doba trvání pracovního poměru
- dovolená
- souhlas zaměstnance s vysíláním na služební cesty
- pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad (nesmí být širší než jedna obec)
- poskytnutí služebního automobilu či telefonu apod.
- konkurenční doložka
Tato ustanovení však již nejsou povinná a pokud by chyběla nebo byla sjednána chybně, platnost celého pracovního poměru tím není dotčena.